Ah… OneNote, l’outil central de mon organisation quotidienne. Si, si, je vous en ai parlé à moult reprises. Dans mon billet De Windows 10 à Solus ? du 2 août dernier, j’allais jusqu’à conclure ainsi :

Et puis OneNote quoi ! Je ne connais, à ce jour, aucun équivalent à cet outil quasi parfait qui m’est aujourd’hui si indispensable. Je dirais même plus, c’est la pierre angulaire de mon organisation… Mon bujo numérique en somme. J’ai tellement à en dire que je pourrais y consacrer un billet, c’est vous dire.

 

Mine de rien, après l’écriture de cette dernière phrase, j’ai initié un brouillon qui a finalement abouti à ce billet. Je vous propose donc aujourd’hui de vous présenter non pas l’outil en tant que tel, mais l’usage que j’en ai ou, plus simplement : comment je m’organise avec OneNote. 🙂

J’ai découvert cette application il y a quelques années lors de mon passage d’Ubuntu à Windows 7. Très vite, il est devenu la pierre angulaire de mon organisation personnelle et professionnelle. Comme écrit ci-dessus, j’aime à l’appeler exagérément mon Bujo numérique.

Commençons par le commencement. OneNote, ça ressemble à ça :

 

OneNote est un outil de prise de notes puissant aux multiples fonctionnalités. Vous pouvez entre autres :

• Créer des notes et les organiser par bloc-notes, sections et page
• Insérer des tableaux, fichiers, images, vidéos, liens, sons, etc.
• Dessiner au stylets ou à la souris
• Écrire des notes au stylet : l’écriture manuscrite est totalement supportée
• Personnaliser l’affichage de votre bloc notes en y ajoutant une réglure, en changeant la couleur de vos pages, etc.

 

Personnellement, j’ai fait le choix de séparer mes notes personnelles de mes notes professionnelles. Au début, je n’avais qu’un bloc-notes mais je me suis vite rendu compte que ce n’était pas gérable au quotidien. Après quelques années d’utilisation, je pense avoir trouvé un bon compromis. 🙂

 

Bloc-notes perso

Mon bloc note perso est composé de 4 sections principales :

 

Notes rapides

Comme son nom l’indique, cette section regroupe les notes prises à la va-vite. Recettes de cuisine, liens d’articles à lire ou à relire, To-Do lists secondaires (ni immédiat, ni urgent… presque facultatif). Bref, c’est ici que je note les idées  »en l’air » et de court terme. C’est la section fourre-tout.

 

Notes

Contrairement aux notes rapides, je stockent ici les notes importantes et/ou de long terme : Tarifs de la nounou des enfants, liste des films à voir, notes prises pendant un rendez-vous (banque, assurance, artisan), etc.

 

Blog

Chaque page de cette section correspond à un brouillon pour ce blog. Pendant longtemps, j’ai tapé mes brouillons sur Word ou LibreOffice Writer pour profiter du correcteur orthographique. Ce fonctionnement n’était pas pratique car il m’était difficile de synchroniser mes brouillons sur mes différents appareils. En effet, je jongle quotidiennement entre mes trois appareils : mon PC Pro, mon ordinateur portable et mon smartphone. Il me fallait donc toujours penser à stocker les brouillons sur un répertoire partagé et même si j’y pensais, il m’était très compliqué d’avoir une vue d’ensemble des brouillons initiés.

OneNote me permet donc d’avoir accès à mes brouillons partout et tout le temps et, cerise sur le gâteau, il me permet de les trier à la volée, d’un simple glisser déposer. Il m’est donc simplissime de passer d’un brouillon à un autre et de modifier l’ordre de publication, le premier brouillon à paraître étant tout en haut de la liste, le dernier tout en bas. Vous l’aurez compris, cet outil est presque parfait pour l’écriture de billet. Pourquoi presque ? Il me manque une toute petite fonctionnalité de rien du tout qui pourtant apporterait beaucoup : les statistiques d’écriture. Un compteur de mots, un tracker de temps passé sur chaque page, un historique d’action effectuée, etc. Ce qui serait génial, c’est que ces informations s’affichent dans un petit encart toujours visible. Cela dit, des statistiques basiques telles qu’on peut les trouver sur SimpleNote seraient déjà un gros plus.

 

Maison

Cette section contient toutes mes notes concernant ma maison et mes véhicules. Devis de garagistes, projets de travaux, suivi de chantiers, OneNote me permet de centraliser toutes ces notes. La possibilité d’intégrer des médias (fichiers, images, vidéos, etc.) est un vrai plus. Plus besoin de fouiller dans les mails ou dans une arborescence pour retrouver des devis ou des documents. Une fois dans OneNote, ils sont accessibles simplement, partout et tout le temps.

 

 

Bloc-notes pro

Lorsque j’arrive au boulot le matin, le premier logiciel que j’ouvre est OneNote. J’utilise principalement l’outil pour le suivi de projets, la prise de notes en réunions et la gestion de mes To-Do lists secondaires. Bref, je ne peux plus m’en passer. Comme pour mon bloc-notes perso, j’ai adopté une organisation par sections.

 

Notes rapides

Idem que pour les notes rapides perso. Dans cette section, je note à la volée. Les notes n’y sont pas hiérarchisées.

 

Réunions

Comme le nom de la section l’indique, je concentre ici les notes prises en réunions. Avantage de l’outil : que je prenne les notes depuis mon smartphone ou mon ordinateur portable, je les retrouve  immédiatement sur mon PC pro. Là aussi, plus besoin de jongler avec des répertoires partagés. Les possibilités de mise en forme me permettent même, dans certains cas, de transmettre mes notes comme des comptes-rendus.

 

InProgress

C’est la section que j’utilise le plus au quotidien. Elle regroupe les pages concernant les tâches en cours. Comme beaucoup d’entre vous, je travaille sur plusieurs projets à la fois, si bien que parfois, il pourrait m’être difficile de m’y retrouver. Heureusement, grâce à OneNote, je sais exactement où j’en suis dans chaque projet et/ou chaque tâche. Bien entendu, cela demande une certaine discipline : il me faut noter l’état d’avancement du projet A avant de passer au projet B et ainsi de suite. Pour hiérarchiser les tâches et projets, je procède de la même façon que pour mes brouillons. Les priorités étant gérés de haut (prioritaire) en bas (peut attendre). Un changement de priorité ? Pas de soucis : un glisser / déposer et le tour est joué.

 

Gros Projet N

Certains gros projets nécessitent des sections dédiées. Il n’est pas rare que les pages présentes dans cette section proviennent des sections Réunions ou InProgress. Les pages de cette section peuvent aussi contenir des To-Do lists. Comme il est tout à fait possible de lier les pages entre elles, il arrive souvent que certaines pages de la section InProgress pointent vers des pages des sections des gros projets. Cela me permet donc de piloter les projets depuis la section InProgress sans casser l’organisation de mon bloc-notes.

 

Conclusion

OneNote est un outil très puissant qui permet de s’organiser au quotidien. Si mes premiers pas avec OneNote se sont fait sur la version fournie avec Microsoft Office (beaucoup plus complète), je suis rapidement passé à la version gratuite disponible dans le Microsoft Store. Pourquoi ? Tout simplement parce que je la trouve plus ergonomique. Revers de la médaille, j’ai perdu en fonctionnalités. En effet, bien qu’assez fournie, la version gratuite souffre d’un manque de fonctionnalités.

Par exemple, il n’est pas possible de gérer les échéances et les rappels au niveau des To-Do lists (fonctionnalité native dans la version Office). Pour pallier à ce manque, je me suis donc rabattu sur un autre outil  : Microsoft To-Do. Si passer de l’un à l’autre n’est pas compliqué en soit, l’inexistence d’interconnexion native entre les deux outils peut parfois s’avérer fastidieux. Il faudrait donc que OneNote me permette soit de gérer plus puissamment les ToDo lists, soit que OneNote soit interconnecté avec Microsoft ToDo. Bref, le manque d’inter-connectivité entre les deux outils de Microsoft est réellement pénalisant.

Mise à part cela, OneNote fait plus que le job. Autre point appréciable de l’outil : il s’améliore version après version. C’est toujours un plaisir de voir ses outils évoluer au fil du temps. 🙂 Pour finir, le petit pros & cons qui va bien :

 

Avantages

• Toutes mes notes à portée de main ou de clic
• Synchronisation automatique
• Porte documents
• Éditeur (pour mes brouillons)
• Corrections orthographiques
• Possibilité d’inclure des médias
• Possibilité de lier les notes entre elles

 

Inconvénients

• Manque d’interconnexion avec les autres produits Microsoft : Windows 10 Courrier, Windows 10 Calendrier et Microsoft ToDo
• Pas de version Linux 🙁
• Pas de statistiques d’écriture : compteur de mots, temps de rédaction, etc.